Pérdida o extravío del Libro de actas de la Comunidad

Legalización por pérdida o extravío del Libro de actas de la Comunidad de propietarios en el Registro de la Propiedad.

Vamos a responder en este artículo a la pregunta de si cabe la posibilidad de legalizar o diligenciar un nuevo Libro argumentando como causa la pérdida o extravío del Libro de actas de la Comunidad actual.

Antes de comenzar, solo decir, que los Libros se legalizarán en el Registro de la Propiedad perteneciente al lugar donde radique inscrita la finca.

El artículo 415.1ª párrafo 2º del Reglamento Hipotecario dispone:

» En las comunidades y subcomunidades de propietarios de inmuebles o conjuntos inmobiliarios a que sea aplicable el artículo 17 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre Propiedad Horizontal, los libros de actas de las juntas serán diligenciados con arreglo a las siguientes reglas:

1.ª Los libros deberán diligenciarse necesariamente antes de su utilización.

No podrá diligenciarse un nuevo libro mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior. En caso de pérdida o extravío del libro anterior, podrá diligenciarse un nuevo libro siempre que el Presidente o el Secretario de la comunidad afirme, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que ha sido comunicada la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que ha sido denunciada la substracción.»

El artículo 415 del Reglamento Hipotecario (en su integridad) desarrolla detalladamente el modo de proceder del Registrador de la Propiedad, imponiéndole DOS tareas:

1ª.-  La práctica de la diligencia en sí, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para efectuarla.

2ª.- El control sucesivo del número de orden de los libros.

Esta función de legalización de los Libros de actas de las Comunidades de propietarios a los Registradores de la Propiedad,  tiene como objeto evitar en lo sucesivo que hubiera varios Libros de actas abiertos y diligenciados por varios Notarios o Juzgados diferentes. Al ser competente el Registrador en cuyo distrito hipotecario radica el inmueble, puede comprobarse antes de proceder a legalizar un nuevo Libro de actas, si éste es el primero, o, en otro caso, si se ha utilizado íntegramente el anterior.

La Dirección General de los Registros y del Notariado (órgano que resuelve los recursos frente a las calificaciones de los Registradores de la Propiedad) sostiene en los supuestos de pérdida o extravío del Libro de actas de la Comunidad, lo siguiente:

»  Sólo se admite y, con ciertas prevenciones, bajo la responsabilidad del Presidente o Secretario de la Comunidad, la legalización de un nuevo Libro en caso de pérdida o extravío de otro anterior, pero nunca legalizar uno nuevo cuando se sabe ciertamente que existe otro que está siendo utilizado. Lo único que se conseguiría con esta nueva legalización sería crear mayor confusión, creando la apariencia de un Libro de actas existente, con las consecuencias jurídicas que se derivan de los acuerdos que constan en el mismo, por lo que ha de ser la autoridad judicial la que haya de determinar quiénes son los legítimos representantes de la Comunidad»  (Resolución DGRN de fecha 6-10-2014).

No es lo mismo la pérdida o extravío del Libro de actas de la Comunidad, que la no devolución del Libro anterior por el Administrador:

En los supuestos de que el antiguo Administrador de la Comunidad (o el Presidente en su caso) se nieguen a entregar el Libro de la Comunidad, no cabe acudir al Registro de la propiedad para que legalicen o diligencien uno nuevo.  A modo de ejemplo señalamos la Resolución de la DGRN de fecha 28 de julio de 2014:

«El recurso no puede prosperar, es cierto como dice el recurrente que el artículo 415 del Reglamento Hipotecario se refiere a la acreditación de la denuncia de la sustracción del libro de actas anterior como medio de permitir la legalización de un libro nuevo sin que se aporte el anterior, pero en el caso del supuesto que nos ocupa no nos encontramos ante una sustracción propiamente dicha, entendida como hurto o robo, sino ante una negativa a la devolución del libro anterior tras la cual subyace la existencia de una controversia entre las dos Juntas Directivas elegidas cada una de las cuales actúa en representación de la Comunidad arrogándose la legitimidad de su actuación cuestionándose por tanto la legalidad de los acuerdos alcanzados en las reuniones celebradas.»